Comment bien s'organiser au travail ?

Comment s'organiser au travail ? Certains ont percé le mystère de cette vaste question. Tels des super-héros, les gens organisés au travail, sont très productifs. Leur bureau est toujours rangé et ils ont même le temps de discuter autour de la machine à café. Mais comment font-ils ? C’est simple, ils hiérarchisent les tâches et ils planifient tout bien à l’avance. Ne vous inquiétez pas, on vous révèle comment organiser votre travail au bureau.

Votre collègue Marie vous énerve un petit peu. Mais, vous ne pouvez vous empêcher de l’admirer. Elle ne tremble jamais face à un nouveau projet et elle semble toujours à jour dans son travail. Alors que votre bureau est parsemé de journaux, de feuilles volantes, le sien est parfaitement rangé. Mais comment fait-elle ? On vous révèle ses petits secrets d’organisation.

Comment être efficace au travail ?

Bien gérer son agenda

Certaines personnes créent un code couleur personnalisé, pour s’y retrouver plus facilement. En ouvrant leur agenda, elles savent directement quelles tâches elles doivent prioriser. Leur prise de note est aussi claire et précise.

Marc-Antoine, directeur éditorial dans une agence de communication, conseille de laisser des plages de temps libre dans son agenda, en cas d’imprévu.

Hiérarchiser les tâches

Les gens organisés au travail commencent par hiérarchiser leurs tâches. Ils sont toujours en avance sur le temps, pour ne jamais se laisser surprendre par l’urgence.

Chaque fois qu’ils ont un nouveau projet, ils prennent quelques minutes pour évaluer son importance.

Ils font alors des listes : du plus urgent, au moins important. De cette façon, ils savent tout de suite par quel dossier ils doivent commencer.

Alterner les tâches

Les personnes organisées ne font jamais plusieurs choses en même temps. Pour bien avancer sur une tâche, elles s’y consacrent à 100 %. Elles décident en amont de combien de temps elles accordent à chacune d’entre elles. Au bout du temps imparti, elles passent à la tâche suivante.

Marc-Antoine, quant à lui, ne consulte ses mails que deux fois par jour. Ainsi, il ne se laisse pas déconcentrer par des notifications incessantes. En effet, le cerveau ne sait bien faire qu’une seule chose à la fois.

Oser dire non et apprendre à déléguer

Autre point important : les reines de l’organisation savent dire non. Comme elles ont confiance dans leur organisation, elles ont confiance en elles. Elles n’hésitent donc pas à dire non à leur patron ou à leur collègue, lorsqu’elles ont déjà trop de travail.

 Bien s’organiser ne veut pas dire être dans le contrôle absolu. Une personne organisée n’hésite pas à déléguer son travail. En plus, de se dégager du temps, elle instaure une relation de confiance avec ses collègues.

Gérer ses émotions

Les gens organisés différencient leur vie personnelle de leur vie au travail. Ils laissent donc à la maison leurs problèmes. Le cerveau ne doit pas se laisser submerger par des pensées parasites. Etre au travail permet d’ailleurs de se couper pendant la journée de ses soucis du quotidien.

 Planifier pour être plus productif

Planifier à court, moyen et long terme

Pour planifier, le plus simple, c’est de faire des listes. Il en existe trois sortes : une pour lister les projets à réaliser sur le long terme, l’autre pour les occupations hebdomadaires et la dernière pour les tâches journalières.

Certaines créent un schéma d’organisation de leur travail, comme le « Plan Do Check Act » :

- Plan : prendre du temps pour réfléchir et définir ses objectifs.

- Do : passer à l’action.

- Check : vérifier si les objectifs sont atteints.

- Act : améliorer son plan d’action ou se trouver des objectifs plus ambitieux.

S’accorder des pauses

Lorsqu’on sait s’organiser, on sait prendre du temps pour soi. Pour être efficace tout au long de la journée, il faut savoir se ménager. Alors on n’hésite pas à faire des pauses dans son travail. On en profite pour se détendre, sortir prendre l’air et surtout s’aérer l’esprit. Moins stressée, moins fatiguée, on est plus performante.

Etre directeur éditorial peut s'avérer stressant. Mais Marc-Antoine a une astuce pour se ressourcer au travail : il médite. Pendant cinq à dix minutes, il s'assoit, le dos droit, non appuyé sur le dossier et il ferme les yeux.

Dans cette posture, personne ne vient le déranger. Il fait alors le vide dans sa tête, il se concentre sur ses cinq sens et sur sa respiration. Même si la méditation ne dure pas longtemps, cette pause lui est très bénéfique. 

Organiser son espace de travail

Classer ses dossiers

Les personnes organisées ont des petites astuces pour ranger leur espace de travail. Pour classer leurs dossiers selon leur urgence, elles définissent un code couleur. Par exemple, une pochette rouge pour ceux à traiter en premier.

On n’oublie pas aussi ces bons vieux post-it.

Tout ce qui est écrit est une information en moins à retenir pour le cerveau.

Ranger son bureau et ses mails

Un espace de travail rangé aide à y voir plus clair. On veille donc à vider de temps en temps son bureau. Avec ce gain de place, on trouve en un rien de temps ce dont on a besoin. A noter : rien n’empêche de personnaliser son bureau, tant qu’il reste fonctionnel.

Il en va de même pour sa boîte mail. On supprime les anciens messages et on crée des dossiers pour les classer.