Mamour Fall, associé gérant de Salustro Reydel Fall, constate que les frais généraux, qui s’établissent à 370.152 $ (185.076.000 F Cfa) en 2002, ont augmenté de 75% en 2003, de 13% en 2004, avant de se stabiliser en 2005. Cette augmentation, selon le rapport sur les frais généraux entre 2002 et 2003, résulte de l’augmentation des frais de personnel de 26%, la progression des dépenses de matières et fournitures de 123% et l’accroissement des autres d’exploitation de 143%. La hausse de 26%, relevée sur les dépenses en frais de personnel, s’explique par l’augmentation de salaires de 200 $ (100.000 Fcfa), accordée à l’assistante aux opérations à partir de mars 2003, et aux indemnités de congés de 2.000 $ (1.000.000 Fcfa) qu’on lui a versées alors qu’elle n’a pas fait valoir ses droits aux congés, soit une augmentation de 6.000 $ (3.000.000 Fcfa). Il y a aussi le recrutement en cours d’année, de deux agents Front Office dont le montant des salaires s’élève à 40.250 $ (21.125.000 Fcfa) et l’augmentation des charges de salaires pour un montant de 3.054 $ (1.527.000 Fcfa).
Recrutements et dépenses inopportuns
Il y a aussi le recrutement du comptable et d’un troisième agent pour le Front office, le paiement sur une année complète, du salaire de deux agents Front office, recrutés au cours de l’année 2003. Les augmentations des autres charges d’exploitation, s’expliquent par la hausse des charges de loyer en 2003. Elles concernent le local de Broadway. Inoccupé depuis 2002, mais dont la location était régulièrement payée jusqu’en octobre 2004. En 2003, la Bhs NY a signé un nouveau bail en avril pour déménager à Manhattan. Ce nouveau siège a occasionné selon le rapport provisoire d’audit, d’importants investissements. Idem pour le bureau de Harlem et le local d’Atlanta. Le financement des investissements a été réalisé sur les fonds collectés par Bhs NY pour le compte de Bhs siège (Dakar). Ce qui occasionne des dettes à long terme. Ces dettes, de l’avis du rapport provisoire, résultent de la décision de «L’Executive Manager» de Bhs NY et cela a été effectué sans l’aval de Bhs siège. Cette décision de régularisation par les dettes à long terme a pour objectif selon les auditeurs, de dissimuler du «Banking Department» de New York, l’utilisation de la collecte de déposants à d’autres fins. Les rapporteurs expliquent que toutes les opérations initiées par BHS NY pour le compte de BHS siège sont enregistrées au niveau de la BHS siège dans un compte appelé « Compte miroir ». Ce compte est le reflet d’une série de comptes que la BHS NY a ouverts pour enregistrer les différentes transactions par nature réalisées pour BHS Siège. Les auditeurs révèlent que les travaux effectués dans l’éclatement de ces comptes ont permis de relever que le rapprochement entre le Compte miroir et les comptes tenus par BHS NY n’a pas été effectué régulièrement. D’ailleurs souligne le Cabinet Salustro Reydel Fall, aucune procédure de rapprochement n’est mise en place. D’après le Cabinet, l’absence de procédures de rapprochement des comptes « interco » fait que la BHS perd un moyen efficace de contrôle des opérations réalisées par BHS New-York.
Absence de documents justificatifs
Au 31 décembre 2005, les fonds propres de la société BHS NY CORP présentent un montant négatif de 346.730 dollars (176.365.000f cfa) et sont devenus inférieurs au montant du déposit de 500.000 dollars (250.000.000 cfa) Donc aux yeux du « Banking Department » (l’équivalent de la commission bancaire), cette situation remet en cause le principe de continuité de l’exploitation. Ou bien cette continuité suppose la mise en œuvre d’un plan de redressement pour rétablir l’équilibre de l’exploitation et l’apport d’argent frais dans le cadre d’une augmentation de capital. Selon les auditeurs, aucun document ne leur a été fourni pour autoriser l’investissement relatif au transfert du siège social de la Banque à Manhattan. Cette opération a été effectuée sans l’aval des Conseils d’administration de BHS NY et BHS siège. Le montant porte sur 300 millions de Fcfa. Or selon les auditeurs, l’autorisation des Conseils d’administration est obligatoire. Mieux, il y a eu mise en concurrence et les procédures normales n’ont pas été respectées. C’est le cabinet SBLM ARCHITECTS. Ce cabinet a sous-traité l’entreprise RYDER Construction qui a réalisé les gros œuvres et a choisi les prestataires pour les différents corps d’état sous sa supervision. Idem pour le transfert du bureau de Broadway à Manhattan, l’ouverture du bureau de Harlem, les dépenses d’aménagement et d’équipement du bureau d’Atlanta et celles de supervision du projet d’expansion de BHS New York Pire, les auditeurs constatent que BHS NY a payé des honoraires au cabinet d’avocats Dorsey et Whitney pour un montant de 59.133,77 dollars (29.566.500 fcfa) à l’effet de l’assister au plan juridique dans toutes ces transactions. Salustro Reydel Fall relève que ce montant comprend également des prestations relatives à la demande de naturalisation de Falilou Kane suite à la requête formulée par ce dernier et parrainée par l’ancien directeur général de la BHS M. Kader SOW par lettre adressée à l’avocat en date du 20 août 2003. La Banque a signé deux conventions liant BHS Siège avec Travelex et GRAND BLEU par lequel le GRAND BLEU représente BHS Siège sur l’ensemble du territoire américain et effectue des opérations à travers le réseau TRAVELEX. La signature de ces deux conventions, signale le rapport d’audit, va à l’encontre des intérêts de BHS NY. Citant l’avocat de Bhs NY, les auditeurs soulignent que M. Kane Falilou serait actionnaire du GRAND BLEU.
Flou sur les procédures de contrôle interne
Sur les procédures de contrôle interne, le cabinet d’audit a noté des absences de procédures écrites, formalisées, rationalisées et harmonisées. Une situation exposant la banque sans protéger ses actifs. Les auditeurs soulignent que les reçus remis aux clients lors des transactions ne font pas l’objet de visa de la part du caissier. Lorsqu’un client se présente à la caisse pour effectuer une opération de transfert d’ un reçu «order form» et le remet au caissier après avoir apposé sa signature. Après saisie des informations dans l’application de gestion des dépôts, un reçu pré numéroté est édité en deux exemplaires dont l’original est remis au client et la copie classée par le caissier. Aucune signature des deux parties n’est apposée sur le reçu imprimé. De ce fait, écrivent les auditeurs, les différentes réclamations au niveau de Bhs NY en cas d’opérations non dénotées, ne peuvent être traitées avec diligence à la seule lecture des informations figurant sur le reçu. Parce que l’identification du caissier qui a effectué l’opération n’est pas visible sur le reçu. Le cabinet d’audit note que les opérations sont effectuées quotidiennement par le caissier principal de Bhs NY. Toutefois, pendant les périodes d’affluence, la deuxième caisse est ouverte pour permettre un traitement rapide des opérations. Dans ce dessein, le comptable ou l’assistant-clientèle, ou encore le Manager Compliance, vient en renfort pour tenir la deuxième caisse. Dans ce cas d’espèce constatent les auditeurs, les deux caisses sont arrêtées par le caissier principal en fin de journée et aucune procédure de passation de caisse n’est prévue comme celles qui sont en vigueur dans toutes les organisations où des fonds sont manipulés. Le cabinet d’audit déplore le fait que l’intervention de personnes autres dont le caissier, dans les opérations de caisse peut être à l’origine d’actes préjudiciables pour la Bhs NY dans la mesure où les responsabilités ne pourront pas être situées en cas de différence de caisse. La direction de la Bhs siège à Dakar sollicitée par nos soins, souligne que le dossier est en cours. Le directeur général a adressé une lettre à Ibrahima Diène le chef du bureau de la Bhs NY le 10 juillet dernier. Dans sa correspondance, il lui demande avec ses collaborateurs, de lui transmettre ses observations sur le rapport provisoire d’audit avec célérité. Cela, dans le but de permettre au cabinet d’audit de produire un rapport définitif.
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